Was eine E-Rechnung wirklich ist
Wichtig zuerst, weil hier fast jeder danebenliegt: Eine E-Rechnung ist kein PDF. Ein PDF, das du per Mail schickst, gilt weiterhin als Papierrechnung in elektronischer Form. Eine echte E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das ein Computer direkt auslesen kann. In Deutschland sind das vor allem XRechnung (reine XML-Datei) und ZUGFeRD (ein PDF mit eingebetteter XML-Datei). Beide folgen der europäischen Norm EN 16931.
Der Sinn dahinter: Das Finanzamt und die Buchhaltung sollen Rechnungen automatisch verarbeiten können, ohne dass jemand Zahlen abtippt. Für dich heißt das, du brauchst irgendwann Software, die dieses Format erzeugt und lesen kann. Von Hand geht das nicht.
Die Fristen im Überblick
Die Pflicht gilt nur für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland, also B2B. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Das ist für viele Handwerker die entscheidende Unterscheidung, dazu unten mehr. Der Zeitplan sieht so aus:
Seit 1. Januar 2025: empfangen können
Jeder Unternehmer muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das gilt auch für kleine Betriebe und für Kleinunternehmer. In der Praxis reicht dafür eine E-Mail-Adresse und eine Software oder ein Viewer, der das Format lesbar macht. Wer dir eine XRechnung schickt, darf davon ausgehen, dass du sie annehmen kannst.
Bis 31. Dezember 2026: senden noch frei
Beim Versenden gibt es eine Übergangsphase. Bis Ende 2026 darfst du weiter Papier oder PDF verschicken, wenn der Empfänger einverstanden ist. Du musst also noch keine E-Rechnung ausstellen, du musst sie nur empfangen können.
Ab 1. Januar 2027: große Betriebe müssen senden
Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen. Wer darunter liegt, hat noch ein Jahr länger Zeit.
Ab 1. Januar 2028: alle müssen senden
Ab dann gilt die Versandpflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich, unabhängig vom Umsatz. Wer an andere Betriebe abrechnet, stellt dann grundsätzlich E-Rechnungen aus.
Betrifft mich das als Handwerker überhaupt?
Das hängt davon ab, für wen du arbeitest. Wenn deine Kunden fast nur Privatleute sind, also Bad sanieren, Wohnzimmer streichen, Heizung im Einfamilienhaus, dann bist du beim Versenden vorerst kaum betroffen. B2C bleibt außen vor.
Sobald du aber für andere Firmen arbeitest, ändert sich das. Aufträge von Hausverwaltungen, Generalunternehmern, anderen Handwerksbetrieben, Bauträgern oder gewerblichen Vermietern sind B2B. Diese Rechnungen fallen unter die Pflicht. Und fast jeder Betrieb hat solche Kunden, auch wenn das Privatgeschäft überwiegt.
Beim Empfangen bist du ohnehin schon dabei, seit 2025, ganz gleich für wen du arbeitest. Deine Lieferanten und der Großhandel stellen zunehmend auf E-Rechnung um.
Was gilt für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Diese Ausnahme wurde bewusst geschaffen, damit die kleinsten Betriebe nicht überfordert werden. Empfangen können musst du sie trotzdem, so wie jeder andere auch. Wenn dein Steuerberater oder ein Geschäftskunde dir eine strukturierte Rechnung schickt, muss die bei dir ankommen und lesbar sein.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide Formate sind zulässig. Kurz gesagt: XRechnung ist eine reine XML-Datei, die vor allem öffentliche Auftraggeber verlangen. ZUGFeRD ist ein normales PDF, in dem die XML-Datei versteckt mitreist. Der Vorteil von ZUGFeRD: Ein Mensch sieht ein ganz normales PDF, die Software liest die Daten aus der XML. Für den Handwerker mit gemischter Kundschaft ist ZUGFeRD deshalb oft die praktischste Wahl. Die Details stehen im eigenen Ratgeber zum Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD.
Was du jetzt schon tun solltest
- Empfang sicherstellen: Sorge dafür, dass eingehende E-Rechnungen bei dir landen und lesbar sind. Eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen und eine Software, die das Format öffnet, reichen für den Anfang.
- Software prüfen: Kann dein aktuelles Programm ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen? Wenn du noch mit Word oder Excel arbeitest, ist das der Punkt, an dem du umsteigen solltest, bevor die Frist dich zwingt.
- Nicht bis 2028 warten: Die Umstellung im ruhigen Moment ist angenehmer als im Dezember vor der Frist. Viele Betriebe stellen schon jetzt um, weil Geschäftskunden es erwarten.
- Steuerberater fragen: Kläre, wie er die Belege bekommen will. Ein sauberes E-Rechnungsformat spart ihm Arbeit und dir Gebühren.
Häufige Irrtümer
- „Ein PDF ist doch eine E-Rechnung." Nein. Ohne strukturierte XML-Daten ist es nur ein Bild einer Rechnung.
- „Ich bin Kleinunternehmer, mich geht das nichts an." Beim Ausstellen bist du befreit, beim Empfangen nicht.
- „Das gilt erst 2028, ich habe Zeit." Die Empfangspflicht läuft seit 2025, und große Kunden verlangen E-Rechnungen oft schon heute.
- „Privatkunden brauchen auch eine E-Rechnung." Nein, die Pflicht gilt nur im B2B-Bereich.
Wie Sprechnung das löst
Sprechnung erzeugt E-Rechnungen im Format ZUGFeRD 2.x nach der Norm EN 16931. Das heißt, du sprichst deine Rechnung wie gewohnt ein, und im Hintergrund entsteht ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Dein Kunde sieht ein normales, sauberes PDF, seine Buchhaltung liest die strukturierten Daten automatisch aus. Die enthaltene XML lässt sich bei Bedarf auch als XRechnung an öffentliche Auftraggeber weitergeben.
So erfüllst du die kommende Versandpflicht, ohne dein Vorgehen umzustellen, und du bist auf der Empfangsseite ohnehin schon abgedeckt. Kein Fachchinesisch, kein Umlernen, die Technik läuft im Hintergrund.
Fazit
Die E-Rechnung ist keine ferne Drohung, sie ist bereits Realität. Empfangen musst du sofort, senden je nach Umsatz ab 2027 oder 2028. Wer für Firmenkunden arbeitet, sollte jetzt umstellen, wer nur Privatkunden hat, hat mehr Luft, sollte aber trotzdem empfangen können. Mit Software, die ZUGFeRD und XRechnung beherrscht, wird aus der Pflicht ein Häkchen, das du nie wieder anfassen musst.