Das Gemeinsame zuerst
XRechnung und ZUGFeRD sind beide echte E-Rechnungen. Beide folgen der europäischen Norm EN 16931, beide enthalten die Rechnungsdaten in einem strukturierten Format, das eine Software automatisch auslesen kann. Beide sind gesetzlich zulässig. Der Unterschied liegt darin, wie die Daten verpackt sind und wer damit am besten zurechtkommt.
XRechnung: reine Daten
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Öffnest du sie ohne passendes Programm, siehst du nur Code, keine schöne Rechnung. Für einen Menschen ist sie ohne Hilfsmittel nicht lesbar, für eine Buchhaltungssoftware dagegen ideal, weil jedes Feld eindeutig beschriftet ist.
XRechnung ist der Standard für öffentliche Auftraggeber, also Behörden, Ämter, Kommunen. Wer an den Staat abrechnet (B2G), kommt an der XRechnung praktisch nicht vorbei. Viele Behörden nehmen ausschließlich dieses Format an.
ZUGFeRD: PDF mit verstecktem Datensatz
ZUGFeRD ist ein ganz normales PDF, in dem die XML-Datei unsichtbar eingebettet ist. Dein Kunde öffnet das PDF und sieht eine saubere, gewohnte Rechnung. Seine Software greift sich gleichzeitig die eingebetteten Daten und verbucht sie automatisch. Man bekommt also beides in einer Datei: die lesbare Ansicht für den Menschen und die strukturierten Daten für die Maschine.
Wichtig zu wissen: Bei ZUGFeRD ist im Zweifel die eingebettete XML das maßgebliche Dokument, nicht die sichtbare PDF-Seite. Beide müssen deshalb denselben Inhalt zeigen. Gute Software stellt das automatisch sicher.
Welches brauche ich als Handwerker?
Für die allermeisten Handwerksbetriebe ist ZUGFeRD die praktischere Wahl. Der Grund ist einfach: Deine Kundschaft ist gemischt. Der eine will nur ein PDF sehen, der andere hat eine Buchhaltung, die Daten automatisch einliest. ZUGFeRD bedient beide mit einer einzigen Datei, ohne dass du überlegen musst, wer was kann.
XRechnung brauchst du gezielt dann, wenn ein öffentlicher Auftraggeber sie ausdrücklich verlangt. Da ZUGFeRD dieselbe XML enthält, lässt sich der Datensatz im Bedarfsfall auch als XRechnung weitergeben. Du bist mit ZUGFeRD also nicht eingeengt, sondern flexibel.
Kurz gegenübergestellt
- Aussehen: XRechnung ist nur Code, ZUGFeRD ist ein sichtbares PDF mit Daten darin.
- Typischer Empfänger: XRechnung für Behörden, ZUGFeRD für Firmen und Privatkunden gemischt.
- Für Menschen lesbar: XRechnung nur mit Zusatzprogramm, ZUGFeRD sofort.
- Norm: beide nach EN 16931, beide gesetzlich anerkannt.
Wie Sprechnung damit umgeht
Sprechnung erstellt deine Rechnung als ZUGFeRD 2.x nach EN 16931. Du bekommst ein sauberes PDF für den Kunden, die strukturierten Daten reisen unsichtbar mit, und dieselbe XML kannst du bei Bedarf als XRechnung an einen öffentlichen Auftraggeber geben. Du musst dich um den Unterschied also gar nicht kümmern, das Format ist von Haus aus so gebaut, dass es überall passt.
Fazit
XRechnung und ZUGFeRD sind kein Entweder-oder, das dich lähmen sollte. Merke dir: Behörde heißt XRechnung, alles andere fährst du am entspanntesten mit ZUGFeRD, weil es lesbares PDF und maschinenlesbare Daten in einem liefert. Mit der richtigen Software triffst du diese Entscheidung ohnehin nur einmal, danach läuft sie im Hintergrund.