Die gesetzliche Grundlage
Geregelt ist das alles in § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG). Das Gesetz legt fest, was eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss. Für Handwerker ist das besonders relevant, weil gewerbliche Kunden den Vorsteuerabzug nutzen wollen – und dafür brauchen sie vollständige Rechnungen.
Komplette Pflichtangabenliste
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (deine Firmendaten)
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Kunde)
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer – einmalig, lückenlos, nachvollziehbar
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (oft der Monat)
- Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt (Nettobetrag) und jede im Voraus vereinbarte Minderung
- Anzuwendender Steuersatz (19 % oder 7 %) sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag
- Falls steuerfrei: Hinweis auf die Steuerbefreiung
Zusätzliche Angaben, die üblich (und sinnvoll) sind
- Bankverbindung (IBAN, BIC, Bankname) – sonst weiß der Kunde nicht, wohin er überweist
- Zahlungsziel („zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug")
- Skonto-Regelung, wenn vereinbart
- Bruttosumme als separater Eintrag – erleichtert die Übersicht
- Telefon und E-Mail für Rückfragen
Sonderfall: Kleinbetragsrechnung (bis 250 € brutto)
Bei Rechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) darfst du auf einige Pflichtangaben verzichten. Nicht nötig sind: Name/Anschrift des Empfängers, Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungsdatum und aufgeschlüsseltes Entgelt. Trotzdem müssen enthalten sein: dein Name und deine Anschrift, Ausstellungsdatum, Menge und Art, Bruttobetrag und Steuersatz.
Sonderfall: Kleinunternehmer § 19 UStG
Wenn du Kleinunternehmer bist, weist du keine Umsatzsteuer aus – und musst stattdessen auf der Rechnung einen Hinweis setzen, z. B.: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Ohne diesen Hinweis ist die Rechnung unvollständig. Mehr dazu im Ratgeber zur Kleinunternehmer-Rechnung.
Typische Fehler, die teuer werden
Rechnungsnummer doppelt vergeben
Jede Rechnungsnummer muss einmalig sein. Wer per Excel zählt, verrutscht schnell. Sprechnung vergibt die Nummern automatisch und lückenlos.
Leistungsdatum fehlt
„Für erbrachte Leistungen" reicht nicht. Das Leistungsdatum (mindestens Monat und Jahr) ist Pflicht. Oft ergibt es sich aus dem Rechnungsdatum – dann genügt ein Hinweis „Leistungszeitpunkt entspricht Rechnungsdatum".
Steuersatz unklar
19 % oder 7 %? Handwerkerleistungen am Wohngebäude sind in der Regel 19 %. Wenn unklar, beim Steuerberater prüfen lassen – ein falscher Satz zieht Nachforderungen nach sich.
Nachträgliche Änderungen ohne Storno
Wer eine bereits versandte Rechnung „schnell korrigiert", verstößt gegen GoBD. Der richtige Weg ist eine Stornorechnung plus eine neue Korrekturrechnung – genau der Ablauf, den Sprechnung erzwingt.
Warum das Finanzamt auf diese Angaben besteht
Bei einer Betriebsprüfung werden Rechnungen stichprobenartig geprüft. Fehlen Pflichtangaben, kann der Vorsteuerabzug rückwirkend versagt werden. Für deine gewerblichen Kunden bedeutet das: sie müssen die Umsatzsteuer nachzahlen – und werden künftig bei einem anderen Handwerker einkaufen.
Fazit
Pflichtangaben klingen nach Bürokratie, sind aber schnell abgehakt, wenn sie einmal in der Software hinterlegt sind. Stammdaten sauber pflegen, Rechnungsnummer automatisch vergeben lassen, Steuersatz prüfen – dann passt's. Und wenn du unsicher bist, hol dir vor dem Versand zehn Minuten Rücksprache beim Steuerberater.