Wer ist Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist, wessen Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 € (ab 2025: 25.000 €) nicht überstiegen hat und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 € (ab 2025: 100.000 €) nicht übersteigt. Wer unter diesen Grenzen bleibt, darf auf den Ausweis der Umsatzsteuer verzichten – und spart sich die Voranmeldung.
Was die Rechnung enthalten muss
- Vollständiger Name und Anschrift deines Unternehmens
- Vollständiger Name und Anschrift des Kunden
- Steuernummer (USt-IdNr. hast du in der Regel nicht)
- Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungsbeschreibung mit Menge, Einheit und Preis
- Leistungsdatum oder -zeitraum
- Pflichthinweis: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
- Bruttobetrag (der auch die Nettosumme ist, da keine Steuer aufgerechnet wird)
- Bankverbindung und Zahlungsziel
Pflichthinweis – so formulierst du ihn richtig
Es reicht nicht, die Steuerzeile einfach wegzulassen. Ohne Hinweis glaubt der Kunde (oder sein Steuerberater), du hättest die Steuer nur vergessen. Saubere Formulierungen sind zum Beispiel:
- „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
- „Im ausgewiesenen Betrag ist keine Umsatzsteuer enthalten (Kleinunternehmerregelung § 19 UStG)."
- „Kein Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG."
Sprechnung setzt den Hinweis automatisch, wenn du im Profil als Kleinunternehmer markiert bist – so entfällt das Risiko, ihn zu vergessen.
Beispielrechnung (vereinfacht)
Typische Fehler
Umsatzsteuer versehentlich ausgewiesen
Weist ein Kleinunternehmer Umsatzsteuer aus, schuldet er sie dem Finanzamt (§ 14c UStG). Das kann richtig teuer werden. Sprechnung verhindert das technisch, indem der Status „Kleinunternehmer" die Steuerzeile deaktiviert.
Pflichthinweis vergessen
Rechnungen ohne § 19-Hinweis sind formal fehlerhaft. Der Kunde kann dich zur Korrektur auffordern.
Grenzen übersehen
Wenn dein Umsatz im laufenden Jahr über die Grenze wächst, gilt ab dem darauffolgenden Jahr die Regelbesteuerung. Viele rutschen unbewusst darüber und stellen weiter falsche Rechnungen aus. Pflicht: einmal pro Quartal eigene Umsätze prüfen.
Wann sich der Wechsel zur Regelbesteuerung lohnt
Wenn du viel in Material oder Werkzeug investierst, verlierst du als Kleinunternehmer den Vorsteuerabzug. Rechne grob: Bei mehr als 3.000–4.000 € Material-Einkauf pro Jahr kann der freiwillige Verzicht auf § 19 (Option zur Regelbesteuerung für 5 Jahre) finanziell sinnvoll sein. Ein kurzer Termin beim Steuerberater klärt das individuell.
Kleinunternehmer und gewerbliche Kunden
Gewerbliche Kunden können aus Kleinunternehmer-Rechnungen keine Vorsteuer ziehen. Das ist für sie ein kleiner Nachteil, aber völlig legal. Wichtig: keine Umsatzsteuer ausweisen, Hinweis drauf, alles wird korrekt gebucht.
Fazit
Die Kleinunternehmerregelung spart Verwaltung, wenn sie sauber umgesetzt ist. Entscheidend sind der Pflichthinweis, das saubere Weglassen der USt-Zeile und der Blick auf die Umsatzgrenzen. Moderne Rechnungssoftware nimmt dir diese Punkte ab – du musst sie nur einmal korrekt einstellen.