Was DATEV überhaupt ist
DATEV ist eine Genossenschaft für Steuerberater in Deutschland und betreibt eine der größten Buchhaltungssoftware-Plattformen des Landes. Die meisten Steuerberater arbeiten damit – und erwarten, dass ihre Mandanten Daten in einem DATEV-kompatiblen Format liefern. Tun sie das nicht, muss der Steuerberater alles per Hand abtippen. Das kostet Geld, das du bezahlst.
Warum DATEV-Export für dich relevant ist
Zeitersparnis beim Steuerberater
Jede Rechnung, die nicht automatisch einlesbar ist, bedeutet Handarbeit. Steuerberater rechnen Handarbeit in Stundensätzen ab. Ein sauberer DATEV-Export pro Monat spart schnell 1–3 Berater-Stunden – und damit 100–400 € im Monat.
Keine Übertragungsfehler
Je mehr abgetippt wird, desto mehr Fehler schleichen sich ein. Eine falsche Null hier, ein verrutschtes Konto da. Direkter Datenimport ist exakt.
Bessere Vorbereitung auf die Umsatzsteuer-Voranmeldung
Monatliche oder quartalsweise Voranmeldungen werden direkt aus DATEV heraus erstellt. Wenn deine Rechnungen schon dort liegen, geht das fast von alleine.
Welche Formate gibt es?
- DATEV Format-CSV (Buchungsstapel): Der Klassiker. Jede Zeile ist ein Buchungssatz mit Konten, Beträgen, Rechnungsnummern. Von allen Steuerberatern akzeptiert.
- DATEV Rechnungswesen pro XML / ASCII: Detaillierteres Format, selten nötig für Handwerker.
- ZUGFeRD / XRechnung: E-Rechnungsformate mit eingebetteten XML-Daten. Seit 2025 Pflicht im B2B.
Für den Alltag der meisten Handwerker reicht der CSV-Export. Sprechnung bietet genau das: einfacher Download, direkt in DATEV importierbar.
Wie der Export in Sprechnung funktioniert
- Im Dashboard auf „Export" klicken
- Zeitraum wählen (typisch: letzter Monat, letztes Quartal)
- Format „DATEV CSV" wählen
- Download-Datei an den Steuerberater schicken (E-Mail, Cloud-Ordner, DATEV Unternehmen online)
Das war's. Kein Tippen, kein Excel, kein Frust. Die CSV enthält alle finalisierten Rechnungen aus dem gewählten Zeitraum mit Kunde, Nettobetrag, Mehrwertsteuer, Buchungskonto und Rechnungsnummer.
Typische Stolperfallen
Kontenrahmen passt nicht
In Deutschland sind zwei Kontenrahmen üblich: SKR03 und SKR04. Der Steuerberater nutzt einen davon – und dein Export muss zu dem passen. Kurz beim Berater nachfragen und in den Einstellungen setzen.
Rechnungsnummernkreis
Wenn du verschiedene Nummernkreise nutzt (z. B. Angebote, Rechnungen, Gutschriften), müssen diese klar getrennt sein. Sprechnung macht das automatisch.
Nur finalisierte Rechnungen
Entwürfe gehören nicht in die Buchhaltung. Der Export enthält automatisch nur festgeschriebene Rechnungen. Stornorechnungen werden separat mit negativem Betrag ausgegeben – korrekt und GoBD-konform.
ZUGFeRD und XRechnung – was ändert sich 2025?
Seit Januar 2025 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich Pflicht. Das heißt: Rechnungen zwischen Unternehmen müssen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden können. PDF alleine reicht nicht mehr – nötig ist ZUGFeRD (PDF mit XML) oder XRechnung (reine XML). Eine Übergangsphase läuft bis Ende 2027. Wer heute noch reine PDF-Rechnungen verschickt, sollte jetzt auf ZUGFeRD umsteigen.
Tipp: Monatsrhythmus festlegen
Lege dir einen festen Termin pro Monat fest, an dem du den DATEV-Export an den Steuerberater schickst. Viele Handwerker machen das am letzten Freitag im Monat. So kommt die Buchhaltung nie in Verzug, Voranmeldungen laufen pünktlich, und du bist steuerlich immer auf dem aktuellen Stand.
Fazit
DATEV-Export klingt technisch, ist in Wirklichkeit aber einer der größten Zeitsparer in der Kooperation mit dem Steuerberater. Wer regelmäßig sauber exportiert, hat weniger Rückfragen, günstigere Beratungskosten und eine Buchhaltung, die nicht hinterherhinkt.