Darf ich auf Materialien einen Aufschlag berechnen?
Ja, grundsätzlich uneingeschränkt. Es gibt keine gesetzliche Obergrenze für Materialaufschläge im Handwerk. Üblich sind 10 bis 30 Prozent, je nach Branche und Region. Elektriker und Sanitär-Betriebe rechnen häufig 20 bis 25 % auf, Maler oft weniger.
Der Aufschlag deckt Lagerhaltung, Einkaufsaufwand, Transportkosten und das Risiko von Schwund oder Reklamation. Solange du den Preis vor Auftragserteilung kommunizierst oder im Angebot ausweist, ist er rechtlich sauber.
Was du auf der Rechnung ausweisen musst
Materialien erscheinen als eigene Positionen in der Rechnung – genauso wie Arbeitsstunden. Mindestangaben pro Position:
- Bezeichnung des Materials (z.B. „Kupferrohr 15mm, 2m")
- Menge und Einheit (Stück, Meter, Kilogramm)
- Einzelpreis – Einkaufspreis plus dein Aufschlag
- Gesamtpreis pro Position
Du musst den Einkaufspreis nicht offenlegen. Der Aufschlag ist dein Kalkulations- spielraum und muss dem Kunden nicht transparent gemacht werden.
Warum Quittungen aufbewahren?
Quittungen sind doppelt wichtig: Erstens brauchst du sie für die Buchhaltung und den Betriebsausgabenabzug. Zweitens schützen sie dich, wenn ein Kunde den Materialpreis anzweifelt. Wer die Quittung vorzeigen kann, hat die bessere Ausgangsposition.
GoBD-technisch gilt: Quittungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden, digitale Kopien sind zulässig, solange sie lesbar und unveränderbar gespeichert sind. Ein Foto des Kassenbons, direkt aus der App gespeichert, reicht aus.
Das häufigste Problem: Kleinmaterial vergessen
Auf der Baustelle kauft man schnell für zehn Euro im Baumarkt ein. Der Kassenbon landet in der Hosentasche und wird abends vergessen. Mal passiert das einmal, mal fünfzehnmal im Monat. Summiert sich auf 100, 200, manchmal 400 Euro pro Monat – unbezahlte Materialkosten, die du selbst trägst.
Die Lösung: Quittung sofort fotografieren, solange du noch vor dem Baumarkt stehst. Sprechnung erkennt die Positionen automatisch per KI, rechnet deinen Aufschlag drauf und bereitet alles zur Übernahme in die Rechnung vor – in unter einer Minute.
Pauschal oder Einzelpositionen?
Bei kleineren Aufträgen unter 500 Euro Materialwert ist eine Pauschale wie „Kleinmaterial pauschal 45,00 €" üblich und akzeptiert. Bei größeren Aufträgen erwartet der Kunde – und bei gewerblichen Kunden auch das Finanzamt – Einzelpositionen. Als Richtwert: Alles über 50 Euro Materialkosten pro Position sollte einzeln aufgeführt sein.
So funktioniert es mit Sprechnung
Der Quittungsscanner in Sprechnung funktioniert in drei Schritten: Foto aufnehmen, Positionen prüfen und ggf. anpassen, Aufschlag einstellen (10–30 %). Danach kannst du die Materialien direkt einer bestehenden Rechnung zuordnen oder separat speichern. Kein manuelles Eintippen, kein vergessener Kassenbon.