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Rechnung prüfen: Pflichtangaben und E-Rechnung

Ist deine letzte Rechnung vollständig? Nimm eine, die du letzte Woche verschickt hast. In ein paar Sekunden siehst du, welche Pflichtangaben nach § 14 UStG darauf fehlen und ob sie schon eine E-Rechnung nach XRechnung oder ZUGFeRD ist.

  • Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG.
  • Erkennt ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung in der Datei.
  • Läuft in deinem Browser, die Datei wird nicht hochgeladen.
  • Ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse.

Rechnung als PDF hierher ziehen

Oder such sie auf deinem Gerät. Die Datei bleibt auf deinem Gerät, sie wird nicht hochgeladen.

Deine Rechnung wird nicht hochgeladen

Das ist keine Beteuerung, sondern eine Eigenschaft der Seite. Die Prüfung läuft vollständig in deinem Browser. Die Datei wird nicht an einen Server geschickt, nirgends gespeichert und an keinen Dienstleister weitergegeben. Wenn du diesen Tab schließt, ist sie weg. Du kannst das selbst nachsehen: trenn die Internetverbindung nach dem Laden der Seite, der Check funktioniert weiter.

Deshalb gibt es hier auch kein Eingabefeld für deine E-Mail-Adresse. Details stehen in der Datenschutzerklärung.

Häufige Fragen

Tipp auf eine Frage, um die Antwort zu öffnen.

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Nein. Eine PDF allein ist keine E-Rechnung. Dafür müsste ein strukturierter Datensatz (XRechnung oder ZUGFeRD) in der Datei stecken, den ein Programm maschinell auslesen kann. Genau das prüft der Check oben mit.

Ab wann ist die E-Rechnung für kleine Betriebe Pflicht?

Empfangen können muss jeder Betrieb E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach.

Beim Verschicken hängt es am Umsatz. Über 800.000 € Vorjahresumsatz gilt die Pflicht ab dem 1. Januar 2027, darunter ab dem 1. Januar 2028. Das trifft auf die meisten Handwerksbetriebe zu. Bis dahin bleibt die PDF erlaubt, solange dein Kunde zustimmt.

Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen an Privatkunden.

Welche Pflichtangaben muss eine Handwerker-Rechnung enthalten?

Nach § 14 Abs. 4 UStG: Name und Anschrift von Rechnungssteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung, nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag.

Bei Leistungen an einem Grundstück für Privatkunden kommt der Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht hinzu. Ausführlich im Ratgeber zu den Pflichtangaben.

Was passiert, wenn das Leistungsdatum fehlt?

Das ist der Fehler, den wir am häufigsten sehen. Der Zeitpunkt der Leistung ist nach § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG Pflicht. „Für erbrachte Leistungen" genügt nicht. Monat und Jahr reichen. Fallen Leistung und Rechnung auf denselben Tag, schreib einfach „Leistungszeitpunkt entspricht dem Rechnungsdatum" auf die Rechnung.

Der zweithäufigste betrifft fast nur das Handwerk: Arbeitest du für einen Privatkunden an einem Grundstück, an einem Haus, einer Heizung, einem Dach, musst du ihn auf seine Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren hinweisen (§ 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG). Fehlt der Satz, ist das eine Ordnungswidrigkeit, die mit einem Bußgeld belegt werden kann.

Wird meine Rechnung beim Check hochgeladen?

Nein. Die Prüfung läuft vollständig im Browser. Die Datei wird nicht an einen Server übertragen, nicht gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben. Nach dem Schließen der Seite ist sie entfernt.

Ersetzt der Check meinen Steuerberater?

Nein. Der Check sucht Textmuster in deiner PDF. Er kann sagen, dass eine Angabe fehlt, aber nicht, ob sie inhaltlich stimmt. Ob dein Steuersatz richtig ist, ob deine Rechnungsnummern lückenlos laufen oder ob bei dir § 13b greift, gehört zu deinem Steuerberater. Das hier ist eine Checkliste, keine Rechts- oder Steuerberatung.

Wer hat das gebaut?

Ich heiße Mahmoud Ahmadi, bin 19 und komme aus Braunschweig. Ich baue Sprechnung, eine Rechnungs-App für Handwerksbetriebe, bei der du die Rechnung einsprichst statt sie zu tippen. Dieser Check ist kostenlos und bleibt es, auch wenn du Sprechnung nie benutzt. Wenn dir etwas auffällt, das falsch geprüft wird, schreib mir an support@sprechnung.de.